Connecter son scanner en local ou en réseau : telle est la question !

Si vous avez besoin d'un scanner, demandez-vous si vous allez l'utiliser avec un ordinateur doté d'une connexion réseau ou Ethernet, d'une connexion sans-fil Wifi, ou d'une simple connexion locale via le port USB. Chaque connexion correspond à un usage bien spécifique au sein de l'entreprise et c'est pourquoi nous devons choisir celui qui convient en fonction de notre façon de travailler. 

A une époque, la plupart des scanners disponibles sur le marché ne disposaient que d'une connectivité locale, via le port USB. Les options de numérisation étaient très limitées : vous ne pouviez travailler qu'à partir d'un seul PC et la numérisation nécessitait des connaissances précises. Aujourd'hui, la numérisation de documents s'est démocratisée et beaucoup plus de personnes y ont accès. D'autre part, les smartphones et les services cloud sont de plus en plus populaires et la simplification de la technologie a rendu la numérisation extrêmement simple.

Aussi nous vous conseillons de prendre en compte les deux critères suivants lorsque vous envisagez d'acheter un scanner : 

Le scanner sera-t-il utilisé par plusieurs personnes ou relié à plusieurs équipements ? 

Si, dans votre bureau ou votre service, le scanner est destiné à être utilisé par plusieurs personnes, il est recommandé de choisir un modèle doté d'une connexion réseau ou Ethernet, afin de le connecter au réseau de l'entreprise. Cette option est largement plébiscitée par les grandes entreprises. Toutefois, en se connectant via le routeur wifi de l'entreprise, on pourra alors également bénéficier de tous les avantages d'une connexion depuis un smartphone ou tablette. 

Et si le scanner est destiné à être utilisé à partir de plusieurs PC, serveurs ou appareils mobiles, ou si la mobilité est très importante pour notre entreprise... : pas de câbles ! Les scanners dotés d'une connectivité Wifi nous permettent de scanner depuis des appareils mobiles, en évitant les câbles. De plus, certains modèles permettent d'accéder à des services cloud pour scanner des informations et les télécharger sur Dropbox, ou les envoyer via différentes applications : boîte mail, logiciel OCR, fichier image, archivage, serveur FTP... D'ailleurs, pour cette dernière fonctionnalité, il est essentiel que le scanner dispose d'un écran tactile pour pouvoir accéder à toutes ces plateformes.

Quelles tâches de numérisation allez-vous effectuer ? 

Certains usages ne nécessitent pas de devoir partager l'appareil avec d'autres utilisateurs, ou de numériser à partir d'appareils mobiles. Connecter le scanner localement avec votre ordinateur via la connexion USB, sans Wifi et sans Ethernet, sera dans ces cas-là amplement suffisant. 

Certains environnements rendent même la connexion USB locale indispensable. Lorsque des tâches de numérisation sont effectuées en continu ou lorsqu'une grande quantité d'information doit être numérisée par une équipe dédiée. C'est également le cas si la confidentialité est requise pour le traitement de certains documents.  

Les services financiers, les cabinets d'avocats ou de consultants, où beaucoup d'informations sensibles sont traitées et numérisées chaque jour, en sont un parfait exemple.  

En conclusion, au moment de choisir le scanner idéal pour votre entreprise, réfléchissez d'abord à l'utilisation que vous allez en faire. 

Une dernière remarque : toutes ces recommandations sont valables pour l'acquisition de scanners, mais aussi d'imprimantes multifonctions !

Et pour les personnes qui seraient amenées à travailler de plus en plus depuis chez elles en télétravail, n'hésitez pas à consulter notre guide pratique pour les besoins de numérisation à domicile.