Externalisation des activités IT : Quand les responsables informatiques doivent-ils demander de l'aide ?

Face à tant de nouvelles technologies prometteuses, les dirigeants IT peuvent se sentir dépassés. Même les leaders les plus talentueux et résilients ne peuvent étendre leur budget, leur personnel et leur propre capacité indéfiniment.

Il n'est donc pas surprenant que de nombreux leaders externalisent une grande partie de leurs opérations. Cela leur permet de bénéficier d'une expertise de pointe et de se concentrer sur les domaines où ils peuvent vraiment faire une différence.

Bien qu'il soit facile de se concentrer sur les grands sujets stratégiques, comme l'IA ou le cloud, il est important de se rappeler que les tâches quotidiennes, y compris la gestion des services d'impression, doivent toujours être effectuées. Ces tâches peuvent aussi être externalisées, avec des impacts et des bénéfices potentiellement immédiats.

Par où commencer ?

Brother a récemment commandé une étude approfondie avec son partenaire de recherche, Savanta, pour comprendre les défis auxquels sont confrontés les dirigeants technologiques des PME. Les résultats mettent en évidence les domaines susceptibles d'être externalisés. Le problème principal est la sécurité. Par ailleurs, "les avancées technologiques émergentes, les changements économiques, les dépenses imprévues et les problèmes de sécurité" ont tous affecté la gestion des budgets au cours des 12 derniers mois.

En même temps, la soutenabilité environnementale prend de plus en plus d'importance, avec quatre cinquièmes des décideurs IT des PME déclarant qu'elle est importante pour leur entreprise, et presque autant la considérant comme une question clé pour les équipes IT.

Des pressions internes

Les leaders IT sont également confrontés à des pressions internes, notamment en ce qui concerne la gestion et la maintenance de leurs propres équipes. Le recrutement et la rétention du personnel IT ont été jugés "difficiles" par 41 % des décideurs IT.

Est-il temps de demander de l’aide ?

Cette gamme de défis est impressionnante. Pour que les entreprises réalisent leur potentiel, les professionnels de l’IT doivent les aborder tous en même temps. Une stratégie prometteuse en IA peut être torpillée par des cyberattaques volant les IP ou les données sur lesquelles les modèles sont formés. De même, le personnel – IT ou autre – ne peut donner le meilleur de lui-même sans une infrastructure de base pour travailler, où qu'il soit. Et même les décideurs IT les plus capables et consciencieux ne peuvent pas tout gérer seuls.

Externaliser certaines ou toutes ces tâches est une option évidente pour les professionnels de l’IT souhaitant utiliser leurs ressources le plus efficacement possible. Une des principales attractions est l'amélioration de la productivité, citée par 42 % des répondants, avec presque autant mentionnant l'impact de l'externalisation sur la sécurité. L'externalisation a également le potentiel de réduire les coûts, tandis que plus des deux tiers des décideurs IT mentionnent son impact sur la rapidité et l'agilité.

Bénéfices et opportunités

Ces avantages ont des effets en chaîne. Basil Fuchs, CIO de Brother Europe, affirme que déléguer des tâches non essentielles à des parties externes permet aux entreprises de se concentrer sur le développement des employés dans leurs domaines d'activité principaux, augmentant ainsi leur satisfaction. De plus, il ajoute que les solutions externalisées et le cloud peuvent jouer un rôle crucial dans le soutien des modèles de travail hybride de plus en plus adoptés par les entreprises.

L'externalisation offre également d'énormes opportunités pour les entreprises de mener à bien des initiatives de transformation numérique à grande échelle. "Cela aide les entreprises à accélérer leurs initiatives numériques en s'appuyant sur l'expertise externe et les approches innovantes de leurs partenaires d'externalisation."

Stratégies technologiques et d'externalisation

Il est facile de comprendre pourquoi certaines organisations pourraient être tentées de prioriser des technologies en vogue comme l'automatisation des processus par la robotique ou l'IA sans bien comprendre leur impact. Mais, selon Fuchs, "Il est important d’équilibrer cet enthousiasme pour les nouvelles technologies avec des considérations pratiques de leur valeur pour le client et de leur intégration avec les systèmes existants."

De même, Fuchs affirme qu'il est trop facile pour les entreprises de négliger comment elles peuvent optimiser leur infrastructure de bureau, y compris la technologie d'impression et de gestion de documents que leurs employés utilisent au quotidien. "Cet oubli peut conduire à des inefficacités et à des occasions manquées de réaliser des économies et d'améliorer l'expérience des employés."

Que font les autres leaders IT ?

Plus de 60 % des leaders technologiques externalisent ou envisagent d'externaliser l'hébergement et le cloud. Presque autant – 56 % – externalisent ou prévoient d'externaliser les services liés à la sécurité. Cependant, pour la gestion de la soutenabilité environnementale ou les achats, seulement 16 % externalisent ces fonctions. De même, moins d'un sur cinq externalise les solutions ou services de travail hybride, avec 23 % l'envisageant.

Cela peut sembler paradoxal, étant donné qu'un tiers des répondants affirment que le matériel et la technologie de bureau représentent "la plus grande partie du budget IT", tandis que 44 % ont déclaré que le budget ou les dépenses prévues pour le matériel et l'infrastructure technologique de bureau avaient augmenté au cours de l'année écoulée.

Sous un autre angle, les économies de coûts étaient un moteur pour les pratiques écologiques pour presque la moitié des départements IT. Les activités liées à l'impression jouent un rôle clair dans l'aide aux entreprises pour atteindre leurs ambitions en matière de soutenabilité environnementale. Bien que la consommation d'énergie soit la priorité absolue pour les professionnels de l’IT, la deuxième est d'améliorer la gestion de l'impression, suivie de près par le recyclage des produits usagés. Le recyclage des cartouches d'encre/toner apparait en cinquième position.

Une révolution de l’impression ?

Gérer l'infrastructure de bureau et les équipements d'impression peut ne pas être les domaines les plus en vogue. Mais ils sont des défis auxquels pratiquement toutes les organisations, grandes et petites, sont confrontées. Et bien que les problèmes de personnel ne soient pas susceptibles de s'atténuer de sitôt, les organisations publiques et privées sont de plus en plus sous pression pour gérer les coûts et prouver leurs compétences en matière de pratiques écologiques.

Confier la gestion de l'infrastructure d'impression et des consommables à un expert en MPS peut certainement résoudre une série de soucis immédiats. Cela peut aider les professionnels de l'IT à gérer plus efficacement et durablement l'infrastructure et les consommables d'impression, tout en contribuant à la sécurité. Et cela améliore l'expérience des employés en général – notamment pour les travailleurs IT qui n'ont plus à se soucier de l'infrastructure d'impression.

Choisir le bon partenaire d'externalisation

Mais que doivent rechercher les professionnels de l'IT chez un partenaire potentiel d'externalisation, tant pour leurs initiatives d'innovation stratégique que pour la technologie qui fait fonctionner leurs organisations au quotidien ? Pour en savoir plus sur la plateforme de Brother et nos partenaires MPS et nos packages MPS au niveau entreprise, cliquez ici, ou lisez comment externaliser votre infrastructure d'impression peut vous aider à mieux comprendre votre entreprise ici.