L'externalisation de l'impression pour mieux comprendre votre entreprise

Faire appel à une aide extérieure peut être un moyen intelligent d’accéder à une expertise de pointe pour des initiatives stratégiques, telles que la transformation numérique, la migration vers le cloud ou la création d’une stratégie d’IA de classe mondiale.

Mais l’externalisation ne concerne pas seulement les projets de grande envergure. Choisir le bon partenaire peut faire la différence dans des domaines moins en vue mais d'une importance cruciale, tels que l'impression. 

Après tout, l'impression continue de jouer un rôle essentiel dans le monde professionnel. En Europe, 43% des entreprises déclarent que les documents papier sont essentiels à leurs processus métier, selon les recherches d'IDC, tandis que 28% citent les exigences légales en matière de conservation des documents papier.

Plus des trois quarts déclarent avoir besoin de maintenir ou d'augmenter l'impression des documents comptables et financiers.  

Il y a donc de bonnes raisons pour lesquelles les grandes entreprises, entre autres, devraient prêter une attention particulière à la façon dont elles gèrent leurs impressions ou rechercher un partenaire pour gérer l'impression à leur place. 

Le recours à un spécialiste des services d'impression gérés peut aider les décideurs informatiques (ITDM) à relever des défis tels que la sécurité, l'efficacité, la durabilité ou la conformité, qui affectent les employés dans l'ensemble de l'entreprise. Cela donne aux Tech Leaders un moyen de pallier les pénuries de compétences tout en réduisant les risques, libérant ainsi l'expertise interne pour se concentrer sur les problèmes de transformation les plus importants.

À quoi s'attendre d'un service de gestion d’impression ?

Dans le même temps, l'impression de documents fait l'objet d'un examen minutieux en raison de l'accent croissant mis sur la durabilité. Lorsque l'impression est mal gérée, des ressources telles que l'énergie ou le papier, l'encre et le toner peuvent être gaspillées. Il s'agit là d'un défi évident en matière de durabilité. Cela est également mauvais pour le bilan et peut représenter un risque pour la sécurité et la protection des données.

L’externalisation ou le choix d’un partenaire d’impression peut aider à résoudre tous ces problèmes. Cependant, ce choix a toujours été axé sur les usages du siège social, plutôt que de chercher des solutions décentralisées qui répondent aux besoins croissants des entreprises dans la société d’aujourd’hui.  

Cela peut ouvrir la porte à une série de problèmes. 

La responsabilité de la gestion et de l'achat de consommables et d'appareils à un niveau local peut facilement être confiée à du personnel ayant des connaissances limitées. Au mieux, cela peut signifier que les consommables, Sont achetés avec la petite caisse ce qui signifie que l’entreprise n’obtient pas le meilleur rapport qualité-prix.

Plus inquiétant, l’utilisation d’appareils domestiques ou le manque de connaissance des protocoles de confidentialité peut entrainer un risque d’exposition des données. Le personnel local peut même finir par acheter des appareils sans nom qui peuvent représenter de sérieux risques de sécurité une fois connectés au réseau.

C’est pourquoi la confiance est essentielle, explique Phil White, responsable MPS et expert en impression chez Brother. « Ce que nous entendons par service de gestion d’impression (MPS), en particulier pour les grandes entreprises, c’est l’externalisation de leur infrastructure d’impression et de documents à un prestataire de confiance pour les postes de travail, au bureau ou à la maison.

Avec un service de gestion d’impression, les dépenses liées à l'impression et à la gestion des documents sont regroupées, ce qui rend les coûts beaucoup plus visibles et plus faciles à suivre. L’utilisation des ressources d’impression par les employés devient également beaucoup plus transparente, et donc gérable, qu’il s’agisse de s’assurer qu’ils ont les bons consommables au meilleur prix ou de les encourager à utiliser les ressources d’impression de manière durable.

Cette visibilité sur ce que fait réellement le personnel se répercute également sur la sécurité. Lorsque votre partenaire MPS se concentre sur les succursales, plutôt que sur les installations de premier plan, la menace que des appareils aléatoires et non approuvés soient connectés au réseau est éliminée. "L'avantage est que vous commencez à avoir plus de contrôle et que la solution est beaucoup plus sûre", explique Phil.

Il s’agit d’une préoccupation évidente pour une entreprise ayant plusieurs succursales de vente  ou bureaux satellites, mais aussi pour les cabinets médicaux ou autres établissements médicaux, où la confidentialité est essentielle, ainsi que pour les prestataires de transport et de logistique et d’autres entreprises décentralisées.

Ce besoin de confiance se répercute sur les personnes qui souhaitent imprimer une ordonnance ou une facture en sachant que l'appareil fonctionnera au moment voulu.

Une imprimante et un partenaire en qui vous pouvez avoir confiance

C’est pourquoi, lorsqu’il s’agit de choisir un partenaire potentiel, la priorité est d’avoir une idée claire de ce que vous voulez vraiment réaliser. Il ne s'agit pas d'informatique, dit Phil. La question est plutôt « quel est le résultat commercial que vous recherchez ? »

À partir de là, ajoute-t-il, « vous devez trouver un partenaire qui comprend votre entreprise, qui comprend les résultats que vous essayez d'atteindre en tant qu'organisation et en tant que département informatique, département financier et opérationnel. »

Chaque organisation est différente, et un fournisseur potentiel doit comprendre cela, plutôt que de simplement présenter un modèle pré-établi dès le premier jour. Il est important, dit Phil, qu'il prenne le temps et adopte une approche consultative.

Idéalement, il devrait vous aider à identifier les problèmes dont vous n'étiez pas conscients, qu'il s'agisse du personnel qui paie trop pour les consommables ou des processus métier perturbés par une infrastructure inefficace. Il devrait également vous proposer une solution flexible, capable de répondre à vos objectifs et de surmonter tous les défis que votre entreprise rencontre.

Dans le cas de Brother, son approche MPS est décentralisée dès le départ, avec une infrastructure de gestion hébergée dans le cloud. Phil explique que Brother comprend que chaque entreprise a des besoins et des préférences différents en matière de gestion de documents, c'est pourquoi la plateforme MPS est compatible avec divers logiciels de gestion de documents.

« Notre approche consultative vise à comprendre l’importance des documents pour une entreprise et à les aligner au mieux avec ses objectifs », dit-il.

Les clients devraient rechercher un partenariat MPS où le service est lié aux objectifs commerciaux qu'ils souhaitent atteindre. Cela peut même inclure des pénalités pour les fournisseurs qui ne respectent pas les objectifs de l'entreprise, qu'il s'agisse de réduire les coûts ou de diminuer la production de documents.

Il est vrai que l'impression n'enthousiasme pas les leaders technologiques comme l'IA ou la robotique. Cependant, même si l'impression n'est pas perçue comme un enjeu existentiel, des aspects comme la satisfaction des clients, la sécurité des données et l'amélioration de la productivité peuvent l’être.

Comme l'explique Phil, « c'est la valeur du document qui est essentielle. »

Les meilleures stratégies d’externalisation de l’impression commencent par un dialogue ouvert et reposent sur une confiance à long terme. Pour une discussion sans engagement sur la manière dont Brother et ses partenaires MPS peuvent optimiser votre infrastructure d'impression, découvrez nos services de gestion d’impression.